Plano Diretor da Gestão Condominial

O Plano Diretor é uma ferramenta de gestão que pode ser utilizada para auxiliar na administração de um condomínio. O síndico poderá testar diferentes modelos de gestão até definir um plano apropriado ao seu condomínio. O Plano Diretor nasce das necessidades do condomínio.

Este plano pode conter: um plano do método de trabalho; uma etapa de conhecimento das normas contidas na convenção e no regimento interno do condomínio, das atas de assembleias gerais, da infraestrutura do prédio, dos contratos, dos funcionários e de tudo que o condomínio possui; a atribuição de funções; a elaboração de um cronograma ou agenda anual de atividades; a elaboração da previsão orçamentária; o gerenciamento dos contratos e do pessoal; o desenvolvimento de um método para mediação de conflitos.

O gestor condominial deverá sempre trabalhar dentro do orçamento previsto e nos limites definidos na convenção do condomínio, valendo-se de ferramentas que ajudem nos controles internos, tais como: sistema de prestações de contas, livros de prestações de contas, plano diretor, sistemas de comunicação interna, auditoria e laudos técnicos.

O Síndico deve desenvolver um plano de trabalho que inclua o planejamento da sustentabilidade financeira, da segurança, das manutenções e das melhorias, além da adequação de orçamentos e análise de investimentos.

CRONOGRAMA DA GESTÃO DO SÍNDICO

Segue no quadro abaixo o exemplo de um cronograma de trabalho que o Síndico contratado deverá apresentar em assembleia aos condôminos:

AGENDA DE ATIVIDADES DO SÍNDICO

O síndico deve cumprir diversas obrigações e atividades no condomínio durante o ano. Porém, estas atividades têm frequências diferentes, sendo necessário elaborar uma agenda anual, de modo a evitar qualquer esquecimento e consequentes prejuízos ao condomínio. A seguir apresentamos as principais atividades que devem ser observadas, conforme a sua periodicidade:

ATIVIDADES DIÁRIAS

• Verificar o livro de ocorrências.
• Verificar a limpeza das áreas comuns e fiscalizar o serviço do zelador.
• Fiscalizar o serviço dos porteiros.
• Verificar o aspecto da água da piscina (pH).

ATIVIDADES SEMANAIS

• Verificar a iluminação.
• Verificar o jardim.
• Verificar o funcionamento das câmeras de segurança.

ATIVIDADES MENSAIS

• Analisar o livro de prestação de contas Verificar se o livro contém todos os relatórios: demonstrativo de receitas e despesas; relatório de receitas; relatório de inadimplência; relatório de acordos; comprovantes de pagamentos de todas as contas que fazem parte do orçamento, tais como boletos, recibos e notas fiscais; folha de pagamento e recolhimento dos encargos sociais. No caso de mão de obra terceirizada, conferir a documentação da empresa.
• Apresentar aos condôminos a transparência das contas.
• Guardar e manter todos os documentos do condomínio: convenção, regimento interno, livros de prestação de contas, livro de atas de assembleias, livro de ocorrências, livro de registo de empregados, livro de ponto, livro de inspeção do trabalho, apólice de seguros, laudo de PCMO, declarações de RAIS, DIRF e SEFIP, contratos, comunicados, inventário dos bens, plantas do prédio.
• Convocar reunião mensal com os membros do Conselho Fiscal e Consultivo para entregar os livros de prestação de contas e discutir assuntos de interesse do condomínio.
• Autorizar pagamento e verificar se todas as contas foram pagas.
• Analisar o relatório de inadimplência.
• Acompanhar a cobrança administrativa e judicial.
• Inspecionar as áreas comuns do condomínio: verificar se há objetos depositados nas áreas comuns e garagens e notificar os responsáveis.
• Gerenciar os contratos de manutenção: elevadores, portões automáticos, câmeras, interfones, cerca elétrica, bombas, grupo gerador, filtro e bomba da piscina, estação de tratamento de esgoto e outros equipamentos.
• Gerenciar contratos de serviços: administração condominial, mão de obra terceirizada, advogado, contador, serviços bancários, monitoramento 24 horas, controle de acesso, proteção ao crédito, fornecimento de gás.
• Comprar o material de limpeza e lâmpadas.

ATIVIDADES TRIMESTRAIS

• Contratar serviço de jardinagem: poda, adubagem, controle de pragas e limpeza.
• Contratar serviço de dedetização: desensetização e desratização.

ATIVIDADES SEMESTRAIS

• Inspecionar todas as instalações: elétrica, hidráulicas e sanitárias e providenciar a limpeza das tubulações, ralos, caixas de esgoto e galerias; iluminação de emergência; sensores de presença; telecomunicações: TV digital, antena coletiva, internet, telefone.
• Inspecionar as condições dos equipamentos de lazer: playground, sauna, fitness, home theater, jogos de mesa.
• Inspecionar as condições dos aparelhos: cortador ou aparador de grama, aspirador de piscina, filtro de piscina, TV, refrigerador, freezer, ar condicionado.
• Providenciar a limpeza dos reservatórios: caixas d’água e cisternas.
• Providenciar análise bacteriológica da água da caixa d’água e da cisterna.
• Atualizar o cadastro de condôminos.

ATIVIDADES ANUAIS

• Convocar a Assembleia Geral Ordinária para prestar contas do período de um ano.
• Elaborar o orçamento anual do condomínio.
• Contratar o seguro do condomínio.
• Solicitar certidão negativa de débito (CND) de INSS e FGTS.
• Conferir se o contador enviou a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e Declaração de Isento do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).
• Requerer a renovação do Alvará de Licença de Funcionamento e do Registro Sanitário do Condomínio, caso seja comercial ou misto.
• Exigir da empresa de manutenção dos elevadores o Relatório de Inspeção Anual (RIA) com Anotação de Responsabilidade Técnica (ART).
• Contratar o serviço de manutenção do sistema prevenção contra incêndio: recarga dos extintores de incêndio; testes de funcionamento dos equipamentos de proteção contra incêndio: chuveiros automáticos sprinkler, hidrantes, bombas de incêndio, alarme de incêndio, portas corta-fogo; teste hidrostático das mangueiras de incêndio; teste de resistividade do para-raios.
• Contratar teste de estanqueidade da tubulação de gás.
• Formar e treinar a brigada de incêndio.
• Solicitar o Laudo Técnico de Inspeção Predial (LTIP) e o Laudo de Vistoria do Corpo de Bombeiros (LVCB).
• Inspecionar a sinalização interna de segurança: indicação de escada, extintores, porta corta-fogo; indicação de filmagem no ambiente.
• Inspecionar as condições da estrutura do prédio: pintura, revestimentos, esquadrias, portas, pisos, paredes, muros, colunas, vigas, caixa d’água, impermeabilização da laje da cobertura, telhado, piscina, quadra esportiva.
• Inspecionar as condições dos itens de segurança do prédio: corrimãos, grades de proteção, escadas.
• Fazer o levantamento patrimonial (inventário dos bens) do condomínio.
• Solicitar exame médico dos funcionários e laudos para atender ao Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

ATIVIDADES OCASIONAIS

• Convocar Assembleias Gerais Extraordinárias para tratar de assunto relevantes ao condomínio.
• Aplicação das penalidades previstas na convenção e no regulamento interno: notificar ou multar condôminos por descumprimento das normas do condomínio.
• Elaborar comunicados para divulgação de assuntos de interesses do condomínio.
• Contratar os serviços de manutenção, principalmente das instalações elétricas, hidráulicas e sanitárias.
• Levantar as necessidades de melhorias do condomínio e contratar os serviços ou as obras necessárias.
• Emitir declaração negativa de débito de taxa de condomínio.
• Comprar materiais e equipamentos necessários ao condomínio.
• Controlar a reserva do salão de festas, churrasqueira e deck; e cobrar a taxa de uso se for o caso.
• Admitir ou demitir funcionários.
• Registrar atas de assembleias em cartório.

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Paulo Sanford Feitosa é Síndico Profissional, CEO da empresa Sanford Gestão Predial, Síndico Certificado 5 Estrelas, Síndico Certificado FGV/CONASI, Economista, Bacharel em Direito, Especialista em Finanças Condominiais, Especialista em Gestão Condominial.